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ENTIENDA® (2015)

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE APLICACIONES BASADAS EN INTERNET, QUE MEJOREN LA CONECTIVIDAD DE LAS TIENDAS MIPYMES COLOMBIANAS

Implementar el uso y apropiación de una aplicación dirigida a tenderos y dueños de pequeños supermercados, funcional en dispositivos móviles en 1000 Mipymes de las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla como una solución que mejore la eficiencia de las ventas de productos y consolide las relaciones comerciales con los proveedores.

APP ENTIENDA

INTRODUCCIÓN
Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación han revolucionado el modo en que los seres humanos se relacionan entre ellos y esto implica un cambio en todos los entornos sociales, sean afectivos, educativos, financieros, comerciales o de entretenimiento. En consecuencia con este cambio, las instituciones públicas y privadas han ido destinando partidas presupuestales para contribuir al fomento y apropiación de estas nuevas tecnologías, siempre con base en la formación del usuario y en la concientización de los beneficios y riesgos de los diferentes recursos.

ESTRATEGIA
Parte 1. Dotación y alfabetización.
Entrega de tablets y alfabetización en el uso de esta tecnología así como en la navegación en el aplicativo enTIenda y ventajas que representa para el individuo.

Parte 2. Inmersión en el aplicativo. (El aplicativo va a contener las siguientes funciones).

  1. Diplomado en mercadeo: Con certificación Universidad Santo Tomas, curso de 6 horas - (Aprobación otorga becas y descuentos) 
  2. Diplomado en atención al cliente: Con certificación Universidad Santo Tomas, curso de 6 horas (Aprobación otorga brecas y descuentos) .
  3. Vademecum de mercadeo: Colección de 300 concejos de solución a situaciones problema en tiendas 
  4. Evaluación de competencias de personal: Colección de tres evaluaciones de perfil para realizar selección de personal 
  • Aptitud Matemática. 
  • Comprensión lectora. 
  • Aptitud de atención y servicio. 
  1. 5. Control-TI : Aplicación app para la Administración del flujo de caja de la tienda 
  • Recoge el valor del monto de caja al iniciar el día. 
  • Recoge el monto del flujo de caja al finalizar el día. 
  • Recoge el valor de pagos realizados a proveedores y gastos de operación. 
  • Entrega diariamente, semanalmente y mensualmente el valor equivalente a las ventas. 
  • Entrega diariamente, semanalmente y mensualmente el valor equivalente a la utilidad del negocio.

Ilustración I - Ejes metodológicos



INFRAESTRUCTURA
El proyecto tiene un primer eje técnico que requiere una alianza para la dotación y soporte de las redes de conectividad y los dispositivos móviles. Esto implica la adquisición, entrega, proceso de garantía y mantenimiento durante la ejecución del proyecto; por esto, se requiere de un equipo técnico con la capacidad de dar respuesta a estas acciones directamente en los lugares de existencia de las MIPYMES participantes

SOFTWARE
Este segundo eje de trabajo implica el diálogo de un equipo interdisciplinar que involucra a programadores, contadores, especialistas en mercadeo, especialistas en servicio al cliente, comunicadores sociales y pedagogos encargados de diseñar la aplicación base del proyecto. Se espera que esta aplicación permita:

1. Realizar un diplomado en mercadeo, con certificación de una entidad de educación superior este diplomado es un curso de 6 horas en modalidad virtual desarrollado en el campus virtual de la Universidad Santo Tomas, su participación y aprobación otorgará a los beneficiarios y a sus familias medias becas y descuentos en las carreras ofrecidas por la institución educativa mencionada.

2. Realizar un diplomado en atención al cliente, con certificación de una entidad de educación superior este diplomado es un curso de 6 horas en modalidad virtual desarrollado en el campus virtual de la Universidad Santo Tomas, su participación y aprobación otorgará a los beneficiarios y a sus familias medias becas y descuentos en las carreras ofrecidas por la institución educativa mencionada.

3. Consultar el Vademecum de mercadeo, que es una herramienta que recopila más 300 concejos de solución a situaciones problema en tiendas, construida a partir de la visión de un experto.

4. Evaluar las competencias laborales de su personal, mediante el uso de una herramienta que reúne tres tipos de evaluación, que los tenderos podrán emplear para encontrar fácilmente el desempeño de sus empleados o de los candidatos a empleos que se encuentre ofreciendo en cualquier momento, la evaluaciones aquí inmersas son: • Aptitud Matemática. • Comprensión lectora. • Aptitud de atención y servicio.

5. Controlar el flujo de caja de su tienda mediante el uso de la herramienta Control-enTIenda, que es una estrategia para la administración del flujo de caja de la tienda en la que cada tendero podrá:

• Recoger y guardar en histórico el valor de la caja al iniciar el día.
• Recoger y guardar en histórico el valor del flujo de caja al finalizar el día.
• Recoger y guardar en histórico el valor de pagos realizados a proveedores y gastos de operación.
• Entregar diariamente, semanalmente y mensualmente el valor equivalente a las ventas.
• Entregar diariamente, semanalmente y mensualmente el valor equivalente a la utilidad del negocio.

El diseño de esta aplicación exige una destreza técnica en el equipo pero también demanda un conocimiento de los otros profesionales mencionados para lograr que sea una herramienta de fácil uso y de utilidad directa a las necesidades de las Mipymes. La aplicación creada requiere, en un segundo momento, el soporte y seguimiento necesario para garantizar su funcionamiento y registro de datos durante la ejecución del proyecto.

FORMACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO
Un tercer eje de trabajo es el pedagógico. El éxito del proyecto depende fundamentalmente de la capacidad y comprensión de uso que logren los usuarios. Por esto, debe realizarse un proceso de formación inicial y un proceso de formación de refuerzo, cada uno de dos días, para que los representantes de las Mipymes se familiaricen con el dispositivo móvil y con la aplicación, comprendan la importancia y ventajas de la aplicación, las características que ofrece y puedan gestionar sus servicios.

Adicionalmente, es importante hacer dos visitas a cada uno de las Mipymes con el fin de verificar in situ el uso de la infraestructura y el software, así como indagar con la comunidad vecina el impacto que ha tenido el servicio y las expectativas generadas que pueden ser utilizadas para el mejoramiento del servicio. Estas visitas tendrían una duración, cada una, de medio día y utilizarán como herramienta de recolección de información unos instrumentos comunes y sistematizables de acopio de información de diferentes fuentes (clientes, representante de la Mipyme, observadores externos y asesor de la visita).

Finalmente, el proceso de formación y acompañamiento terminará un encuentro de socialización en el que participen los representantes de las Mipymes, clientes, comunidad vecina y otras Mipymes con el fin de incentivar el uso de las TIC y consolidar la conciencia social de la utilidad que estas tienen en los diferentes grupos sociales.

PLAN DE TRABAJO
Para llevar a cabo la metodología propuesta en los ejes de trabajo es necesario la ejecución de acciones en tres grandes etapas:

Ilustración II - Etapas plan de trabajo


PREPARACIÓN
En esta primera etapa es necesario realizar las acciones necesarias para poner en marcha la propuesta; estas acciones son:

• La focalización de Mipymes: Proceso de búsqueda y concertación de participación de las Mipymes. Debe generarse como producto unas actas de compromiso de las condiciones de participación y la concertación de cronogramas.
• El diseño de la aplicación: Proceso de diálogo interdisciplinar, diseño y finalización de la aplicación. Producto de esta acción es la aplicación final puesta a prueba en un 10% de los dispositivos y durante una semana de uso piloto.
• Diseño de instrumentos de formación y recolección de información: Diseño de los materiales que se usarán para la formación de usuarios y seguimiento a los resultados; esto implica la concertación de indicadores y la definición de los propósitos, contenidos y evaluación de la formación y el acompañamiento como base para toda la estructura pedagógica. Los productos serán la batería de indicadores, la estructura pedagógica de formación y visitas, los instrumentos de trabajo en la formación inicial y los instrumentos de recolección de información en la visita 1. Los instrumentos de trabajo de la formación de refuerzo y la visita 2 serán diseñados avanzado el proyecto pues exigen tener en cuenta los resultados obtenidos en la primera parte de la ejecución.
• Dotación: Una vez aprobada la aplicación, dotación de las tabletas y la conectividad a las Mipymes. Esto implica la compra y entrega de los dispositivos, así como la instalación de las redes de internet. Producto de esta acción son los contratos de uso de la infraestructura y actas de entrega a satisfacción.

Ilustración III - Productos Etapa 1


EJECUCIÓN
Una vez realizada la etapa de preparación, las Mipymes participantes cuentan con la infraestructura y el software y el equipo de trabajo ha concertado las rutas de ejecución. Con esta base puede procederse a ejecutar las acciones de formación y seguimiento que son cuatro:

• Formación inicial: Capacitación a los representantes de las Mipymes en:

  • La importancia de las TIC para los entornos de negocios. 
  • La importancia de los dispositivos móviles y de la aplicación base del proyecto para el entorno de los negocios. o Las funcionalidades del dispositivo móvil. 
  • Las características y procesos viables de la aplicación base. 
  • Escenarios simulados de uso de la aplicación. 


• Visita 1: Recolección de información respecto de los primeros resultados de la aplicación, entre ellos:

  • Entrevista semiestructurada a los representantes de las Mipymes. 
  • Entrevista semiestructurada a clientes. 
  • Entrevista semiestructurada a miembros de la comunidad. 


• Formación de refuerzo: Con base en los resultados obtenidos en la formación inicial y la visita, la formación de refuerzo pretenderá afianzar los procesos que se hayan mostrado poco efectivos y reforzará los conocimientos y prácticas realizadas en el taller inicial.

• Visita 2: La segunda visita retomará los instrumentos de la visita 1 y recogerá nuevamente la información, agregando todos aquellos aspectos que se observen como necesarios en la ejecución del proyecto.

• Mesa de ayuda: Durante todo el tiempo de ejecución se habilitará una mesa de ayuda que pueda direccionar o responder las preguntas, quejas y reclamos respecto de la infraestructura y software.

Ilustración IV - Productos etapa 2

SOCIALIZACIÓN
Después de la etapa de ejecución, se han recopilado los resultados del proyecto. Con esto podrán sacarse las conclusiones relevantes respecto de la efectividad de las acciones realizadas y será posible presentar estas conclusiones a los participantes y otros entes y personas interesados. Para esto se requiere:

  • Acopio y análisis de resultados: Toda la información recogida durante la formación inicial, de refuerzo y las visitas ha sido analizada de manera parcial para realizar los informes; en este momento, toda la información debe ser sistematizada de manera completa y con la perspectiva de los resultados del 100% de la ejecución. Con base en esta sistematización será posible hacer la medición de indicadores y construir las conclusiones. 
  • Encuentro de socialización: Como cierre del proceso, el equipo diseñará un evento de socialización con una duración de tres horas durante el cual se presentarán los resultados obtenidos. Se espera que a este evento asistan las entidades líderes del proyecto, el equipo de trabajo, representantes de las Mipymes participantes, clientes beneficiados, comunidad vecina de las Mipymes y otros entes o personas interesados. En el cierre se realizará la premiación de las 10 Mipymes con mejores resultados de impacto.

Ilustración V - Productos Etapa 3

APLICACIÓN
Diseño funcional: